W miarę kolejnych etapów łagodzenia obostrzeń związanych z epidemią koronawirusa coraz więcej pracowników wraca do biur.  Koronawirus a powrót do biur. Jakie warunki powinny zostać spełnione, by powrót ten był bezpieczny oraz jakie działania powinien podjąć pracodawca, a jakie właściciel budynków? Sprawdzamy.

Koronawirus – bezpieczeństwo

Podstawowym celem dla firm jest obecnie jak najszybszy powrót do pełnej działalności operacyjnej. – Po okresie, w którym zdecydowana większość pracowników opuściła biura i przeszła na pracę zdalną, część z nich zaczyna wracać. Proces ten jest płynny – wciąż wiele osób wykonuje swoje obowiązki z domu. To duże ułatwienie dla pracodawców – znacznie łatwiej zorganizować pracę zgodnie z przyjętymi zasadami bezpieczeństwa w przypadku mniejszych zespołów – wyjaśnia Marcin Kowal, Senior Property Broker, Nuvalu Polska. Najważniejsze z nich to zachowanie dystansu społecznego i stosowanie się do zaleceń sanitarnych.

Jak długo trwają cykle koniunkturalne w nieruchomościach? Przeczytaj.

Koronawirus – dystans społeczny

Pracownicy powinni być od siebie odseparowani na odległość przynajmniej 2 metrów i unikać korzystania z przestrzeni wspólnych, takich jak kuchnie, strefy relaksu czy playroomy – chyba, że przestrzenie te dostępne są wyłącznie dla zespołów, które pracują ze sobą i nie kontaktują się z innymi osobami w biurze. Ważną rolą pracodawcy jest taki podział zespołów, by mogły pracować w systemie rotacyjnym, np. w podziale na 2 grupy – wówczas, gdy nawet dojdzie do zakażenia, kwarantanną objęta jest tylko część zespołu. Taki model pracy może wymagać szybkiej rearanżacji powierzchni – dobrze sprawdzają się w tym przypadku elementy modułowe, dzięki którym można sprawnie podzielić powierzchnię. Te osoby, które nie muszą pojawiać się biurze, powinny wciąż pracować zdalnie – dotyczy to zwłaszcza pracowników będących w grupie ryzyka.

Koronawirus – dezynfekcja

Pracownicy biur powinni wyposażyć się w duże ilości kremu do rąk – w biurach będą je dezynfekować niemal na każdym kroku. Większość zarządców budynków przy wejściach ustawiła stanowiska do odkażania. Kolejne znajdują się w recepcji biur, czasem również w windach. Atomizery z płynem odkażającym stały się również obowiązkowym wyposażeniem stanowisk pracy, zwłaszcza tych, które mają charakter rotacyjny. Pojawiły się wszechobecne tablice informacyjne, które przypominają o konieczności częstego mycia rąk i zachowania zasad higieny. Kilka razy dziennie powinna zostać przeprowadzona pełna dezynfekcja powierzchni biurowej, np. z wykorzystaniem technologii ozonowania. Celem wszystkich tych zabiegów jest minimalizacja ryzyka transmisji wirusa. 

Home office?

Jedno jest pewne – praca zdalna nie jest w stanie w 100% zastąpić pracy biurowej. – Biuro to nie tylko miejsce pracy, do którego przychodzimy, by wypełnić swój obowiązek względem pracodawcy. To przede wszystkim miejsce spotkań, interakcji i burzy mózgów, dzięki którym powstają nowe koncepcje i projekty. Relacje, które nawiązują ze sobą osoby przebywające na jednej powierzchni, generują impuls rozwojowy dla każdej organizacji – mówi Marcin Kowal. Fakty są też takie, że przejście w tryb pracy zdalnej nie zawsze jest możliwe. Jakie rozwiązania sprawdzą się więc w przyszłości? – Kluczem do sukcesu będzie stworzenie modeli hybrydowych, które w efektywny sposób połączą pracę zdalną z biurową. Taki model z jednej strony zapewni pracownikom elastyczność i możliwość wyboru, z drugiej – zachowa wszystkie atuty pracy biurowej przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów zajmowanej powierzchni – dodaje Kowal. 

Koronawirus a biura przyszłości

Implementacja modelu hybrydowego rodzi dwa podstawowe wyzwania. Pierwsze związane jest z odpowiednią organizacją pracy na odległość. Pracodawca musi zadbać o wyposażenie, zapewnić bezpieczny dostęp do danych i stworzyć klarowny system dystrybucji obowiązków. Istotną kwestią jest również zachowanie zasad BHP w warunkach home office.

Drugie wyzwanie związane jest z długofalowym dostosowaniem powierzchni biurowej do nowych realiów. Jak więc powinno wyglądać biuro przyszłości? – Potrzeby firm dynamicznie się zmieniają, zwłaszcza w kontekście nieprzewidzianych zdarzeń, z jakimi obecnie przyszło nam się mierzyć. Dlatego kluczowa jest elastyczność, zarówno w kontekście zajmowanej powierzchni, jej aranżacji, jak i umów najmu. Rzecz w tym, by organizacja mogła szybko i skutecznie zaadaptować się do nowych okoliczności – tłumaczy Marcin Kowal z Nuvalu. Można spodziewać się wzrostu popularności hot desks, czyli współdzielonych stanowisk pracy, które dostosowane są do modelu pracy rotacyjnej i częściowo zdalnej. Atutem tego rozwiązania jest możliwość ograniczenia zajmowanej powierzchni, a co za tym idzie – redukcji kosztów.

Firmy będą dążyły do wdrażania elastycznych, modułowych modeli aranżacji wnętrz. Przesuwne i demontowalne ścianki, mobilne meble, panele akustyczne, modułowe sale spotkań – elementy te będą coraz bardziej popularne, ponieważ umożliwiają wprowadzanie szybkich zmian. Można spodziewać się również dalszego wzrostu popularności stref coworkingowych, które będą odpowiadać na bieżące, krótkoterminowe potrzeby firm w zakresie nowej powierzchni biurowej. Obecna sytuacja zmieni również podejście firm do zawierania nowych umów najmu – będą oczekiwać od wynajmujących większej elastyczności, zwłaszcza w kontekście okresu najmu czy możliwości podnajmu zajmowanej powierzchni. 

Nowe technologie

Właściciele budynków również muszą wyjść naprzeciw nowym oczekiwaniom. Można spodziewać się odchodzenia od popularnych dotąd ekranów dotykowych na rzecz technologii, które umożliwiają zachowanie zasad bezpieczeństwa i social distancingu. Pojawią się zautomatyzowane windy, aplikacje służące do zarządzania powierzchnią biurową, systemy zarządzające przepływem pracowników w biurze czy monitorujące aktywność pracowników w biurze i pracujących zdalnie.

Czas na mobilizację

Kryzysowa sytuacja, z jaką się obecnie mierzą uczestnicy rynku nieruchomości biurowych, powinna być dla wszystkich impulsem do działania. – Musimy wykonać dużą pracę, by dostosować się do nowych realiów. Dotyczy to wszystkich – właścicieli budynków, najemców i ich pracowników. Choć oznacza to duży wysiłek i często niemałe nakłady finansowe, jest to obecnie priorytet – im szybciej wszyscy dostosują się do nowych okoliczności i nauczą się w nich funkcjonować, tym sprawniej ruszymy z miejsca i odczujemy pierwsze symptomy powrotu do normalności – podsumowuje Marcin Kowal.

Przeczytaj również: Analiza behawioralna a strategia inwestycyjna.